Hồ sơ vụ án dân sự do Tòa án có thẩm quyền lập và quản lý theo quy định tại Điều 204 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 (BLTTDS), theo đó: “ Hồ sơ vụ án dân sự bao gồm đơn và toàn bộ tài liệu, chứng cứ của đương sự, người tham gia tố tụng khác; tài liệu, chứng cứ do Tòa án thu thập liên quan đến vụ án; văn bản tố tụng của Tòa án, Viện kiểm sát về việc giải quyết vụ án dân sự….”.
Bộ luật tố tụng dân sự quy định về việc lập hồ sơ giải quyết vụ án, giúp Kiểm sát viên, Kiểm tra viên có căn cứ để kiểm tra, xác định tính hợp pháp, đầy đủ của hồ sơ vụ án; tính hợp pháp của các tài liệu, chứng cứ trong hồ sơ. Do đó, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên cần kiểm tra về trình tự, thủ tục lập hồ sơ đã tuân theo đúng quy định của BLTTDS hay không.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 220 và Điều 292 BLTTDS thì sau khi có quyết định đưa vụ án ra xét xử, Tòa án chuyển hồ sơ cho Viện kiểm sát nghiên cứu và thời gian giành cho Kiểm sát viên nghiên cứu hồ sơ vụ án tối đa là 15 ngày, do vậy đòi hỏi cán bộ, Kiểm sát viên được giao nghiên cứu hồ sơ phải có phương pháp nghiên cứu, phân tích, tổng hợp và đánh giá các tài liệu chứng cứ có trong hồ sơ vụ án một cách toàn diện và khoa học.
Việc lập hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ án dân sự được VKSND tối cao quy định tại Quy chế công tác kiểm sát việc giải quyết các vụ việc dân sự (Ban hành kèm theo Quyết định số 364/QĐ-VKSTC ngày 02/10/2017 của Viện trưởng VKSND tối cao) và và Hướng dẫn về việc lập hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các vụ, việc dân sự ban hành kèm theo Quyết định số 264/QĐ-VKSTC, ngày 05/10/2022 của VKSND tối cao. Mục đích của việc lập hồ sơ kiểm sát và nghiên cứu hồ sơ vụ án là nhằm giúp Kiểm sát viên nắm vững được hệ thống chứng cứ của vụ án, làm cơ sở cho việc bảo vệ quan điểm của Viện kiểm sát về việc giải quyết vụ án.
Để lập được hồ sơ kiểm sát theo yêu cầu trên thì Kiểm sát viên, Kiểm tra viên được phân công cần nghiên cứu kỹ hồ sơ vụ án do Tòa án lập. Hồ sơ vụ án ở giai đoạn sơ thẩm có thể là hồ sơ mới lập nhưng cũng có thể là hồ sơ vụ án bị Tòa án cấp phúc thẩm hoặc giám đốc thẩm hủy để xét xử sơ thẩm lại. Do đó, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên nghiên cứu hồ sơ cần nắm rõ loại hồ sơ xét xử lần đầu hay xét xử lại để tập trung nghiên cứu làm rõ yêu cầu của hoạt động kiểm sát xét xử sơ thẩm. Chú ý đối với những hồ sơ bị Tòa án cấp phúc thẩm hoặc giám đốc thẩm hủy để xét xử sơ thẩm lại, điều đầu tiên Kiểm sát viên không thể quên là kiểm tra tư cách thành phần những người tiến hành tố tụng trong lần xét xử này so với những lần xét xử trước để xem xét có thuộc trường hợp phải từ chối tiến hành tố tụng hoặc bị thay đổi theo quy định tại Điều 53, Điều 54, Điều 60 BLTTDS.
Khi nghiên cứu hồ sơ vụ án, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên phải kiểm sát chặt chẽ việc tuân theo pháp luật trong quá trình giải quyết vụ án của Tòa án và của những người tham gia tố tụng; xem xét yêu cầu khởi kiện, các điều kiện khởi kiện, thẩm quyền giải quyết vụ án của Tòa án; kiểm tra, đánh giá khách quan, toàn diện tài liệu, chứng cứ; việc xác minh, thu thập tài liệu, chứng cứ để lập hồ sơ vụ án của Tòa án theo quy định tại Điều 204 BLTTDS. Từ đó, Kiểm sát viên chuẩn bị phát biểu về mặt tố tụng và quan điểm giải quyết vụ án. Kiểm sát viên tập trung kiểm sát một số hoạt động tố tụng cơ bản sau đây:
+ Về việc tuân theo pháp luật tố tụng của Thẩm phán, những người tham gia tố tụng
Để làm rõ vấn đề này, Kiểm sát viên phải nghiên cứu từng văn bản tố tụng như: Thông báo thụ lý, giấy triệu tập người tham gia tố tụng, quyết định áp dụng biện pháp thu thập chứng cứ của Tòa án, biên bản lấy lời khai, biên bản tiến hành phiên họp kiểm tra việc giao nộp chứng cứ và hòa giải, biên bản thẩm định... , quyết định đưa vụ án ra xét xử sơ thẩm; quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời (nếu có)... Kiểm sát viên phải nghiên cứu từng chi tiết văn bản như ngày, tháng, năm ban hành; thẩm quyền ban hành, con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền. Khi nghiên cứu phải đồng thời đối chiếu với quy định của pháp luật để xem xét văn bản đó có phù hợp với quy định của pháp luật hay không. Tất cả các vấn đề tố tụng như thời hạn, thời hiệu tố tụng, trách nhiệm cung cấp tài liệu chứng cứ, việc áp dụng các biện pháp thu thập chứng cứ, việc áp dụng các biện pháp khẩn cấp tạm thời... đều phải được kiểm tra, kết luận có vi phạm hay không.
+ Về thẩm quyền thụ lý giải quyết vụ án
Chú ý hai trường hợp: Một là, xác định thẩm quyền của Tòa án đối với quyết định cá biệt của cơ quan, tổ chức; Hai là, xác định điều kiện Tòa án thụ lý giải quyết theo thủ tục tố tụng dân sự đối với các tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất.
+ Xác định tư cách tham gia tố tụng của đương sự, xác định người tham gia tố tụng
Tại Chương VI Bộ luật tố tụng dân sự quy định về người tham gia tố tụng gồm có đương sự trong vụ việc dân sự và những người tham gia tố tụng khác, trong đó quy định rõ về nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan; quyền và nghĩa vụ của đương sự cũng như quyền và nghĩa vụ của những người tham gia tố tụng khác; năng lực pháp luật tố tụng dân sự và năng lực hành vi tố tụng dân sự của đương sự; kế thừa quyền, nghĩa vụ tố tụng. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều trường hợp Tòa án có sai sót trong việc xác định tư cách đương sự, tư cách người tham gia tố tụng khác (người đại diện), không đưa đầy đủ những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan vào tham gia tố tụng trong vụ án nhưng cán bộ, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên nghiên cứu hồ sơ không phát hiện được.
Những điểm cần chú ý khi xác định tư cách đương sự: Tại khoản 1 Điều 68 BLTTDS quy định: “Đương sự trong vụ án dân sự là cơ quan, tổ chức, cá nhân bao gồm nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan”; Khoản 1 Điều 74 BLTTDS quy định: “Trường hợp đương sự là cá nhân đang tham gia tố tụng chết mà quyền, nghĩa vụ về tài sản của họ được thừa kế thì người thừa kế tham gia tố tụng”; Khoản 3 Điều 16 BLDS quy định “ Năng lực pháp luật dân sự của cá nhân có từ khi người đó được sinh ra và chấm dứt khi người đó chết”. Như vậy, đương sự trong vụ án dân sự phải là người còn sống tại thời điểm Tòa án thụ lý giải quyết vụ án; Nếu đang tham gia tố tụng đương sự chết mà quyền và nghĩa vụ về tài sản của họ được thừa kế thì Tòa án phải xem xét để đưa những người thừa kế của họ vào tham gia tố tụng với tư cách là người kế thừa quyền, nghĩa vụ tố tụng. Trường hợp, Tòa án giải quyết vụ án dân sự có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của người nào đó, nhưng người đó đã chết trước khi Tòa án thụ lý giải quyết vụ án thì Tòa án đưa những người thừa kế của người đó vào tham gia tố tụng với tư cách là đưiơng sự trong vụ án.
Ngoài ra, khi kiểm tra các văn bản tố tụng Kiểm sát viên, Kiểm tra viên cần lưu ý việc xác định tư cách đương sự: Nếu đương sự là cá nhân thì ghi họ tên; trường hợp đương sự là người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người hạn chế năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức làm chủ hành vi thì ghi họ tên, địa chỉ của người đại diện hợp pháp của cá nhân đó; nếu đương sự là cơ quan, tổ chức thì ghi tên cơ quan, tổ chức và ghi họ, tên của người đại điện hợp pháp của cơ quan, tổ chức khởi kiện đó. Về người đại diện theo ủy quyền, chú ý hai trường hợp: Một là, những trường hợp không được làm người đại diện theo quy định tại Điều 87 BLTTDS; Hai là, về phạm vi ủy quyền, trường hợp văn bản ủy quyền thể hiện đương sự chỉ ủy quyền cho người đại diện đến Tòa án cấp sơ thẩm tham gia các cuộc hòa giải nhưng sau đó người đại diện đã thay mặt đương sự tham gia tố tụng trong suốt quá trình giải quyết vụ án tại Tòa án cấp sơ thẩm (tham gia phiên tòa, làm đơn kháng cáo), Tòa án cấp sơ thẩm không yêu cầu đương sự làm lại văn bản ủy quyền mà chấp nhận tư cách của người đại diện trong suốt quá trình giải quyết vụ án; hoặc trường hợp văn bản ủy quyền thể hiện đương sự chỉ ủy quyền cho người đại diện đến Tòa án cung cấp chứng cứ, trình bày ý kiến, tham gia phiên tòa nhưng người đại diện đã tự ý rút lại đơn khởi kiện, Tòa án đã chấp nhận và ra quyết định đình chỉ giải quyết vụ án. Trong các trường hợp trên, Tòa án chấp nhận tư cách và yêu cầu của người đại diện là vi phạm tố tụng tại Điều 86, Điều 87 BLTTDS.
+ Xác định yêu cầu khởi kiện, quan hệ pháp luật tranh chấp giữa các đương sự, phạm vi giải quyết của Tòa án
Khoản 1 Điều 5 BLTTDS quy định: “Đương sự có quyền quyết định việc khởi kiện, yêu cầu Tòa án có thẩm quyền giải quyết vụ việc dân sự. Tòa án chỉ thụ lý giải quyết vụ việc dân sự khi có đơn khởi kiện, đơn yêu cầu của đương sự và chỉ giải quyết trong phạm vi đơn khởi kiện, đơn yêu cầu đó.”
Kiểm sát viên, Kiểm tra viên phải nghiên cứu toàn bộ các tài liệu có trong hồ sơ vụ án để xác định các vấn đề như:
Trước tiên, xác định nguyên đơn khởi kiện yêu cầu vấn đề gì; bị đơn có yêu cầu phản tố hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập hay không. Nếu trong quá trình giải quyết vụ án, nguyên đơn thay đổi, bổ sung yêu cầu khởi kiện vượt quá phạm vi khởi kiện ban đầu hoặc bị đơn có yêu cầu phản tố, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập, Tòa án cấp sơ thẩm không thông báo cho đương sự nộp tạm ứng án phí mà vẫn thụ lý giải quyết yêu cầu của đương sự là không đúng quy định tại Điều 146, 195 BLTTDS.
Tiếp theo, xác định quan hệ pháp luật từ đó phát sinh tranh chấp là quan hệ gì; quan hệ pháp luật tranh chấp Tòa án đã xác định có đúng và đầy đủ hay không.
Sau đó, xác định các tình tiết liên quan đến vụ án như thế nào; các bên xuất trình được những tài liệu gì về đối tượng tài sản đang tranh chấp; tranh chấp của các đương sự có liên quan đến đối tượng thứ ba hay không.
Có như vậy mới đánh giá được khách quan và đầy đủ các chứng cứ của vụ án và xác định đưa đầy đủ người tham gia tố tụng.
+ Về kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải
Cần xem xét Tòa án thực hiện có đảm bảo theo các quy định tại Điều 208, 209 BLTTDS hay không. Chú ý việc Tòa án thông báo triệu tập người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan tham gia tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải.
+ Việc xác minh, thu thập chứng cứ vụ án
Tiêu chuẩn để xác định chứng cứ đã đầy đủ là: chứng cứ đó đã xác định được đầy đủ các vấn đề cần phải chứng minh; chứng cứ đó đã đảm bảo quyền của người tham gia tố tụng.
Theo quy định tại Điều 97 BLTTDS quy định về biện pháp thu thập chứng cứ như sau: Các cá nhân, cơ quan, tổ chức đều có quyền và nghĩa vụ thu thập chứng cứ để giao nộp cho Tòa án; Trong trường hợp đương sự không thể tự mình thu thập được chứng cứ và có yêu cầu hoặc các trường hợp do pháp luật quy định thì Tòa án thu thập chứng cứ; Viện kiểm sát có quyền thu thập tài liệu, chứng cứ để bảo đảm cho việc thực hiện quyền kháng nghị của Viện kiểm sát.
Việc lấy lời khai của đương sự, lấy lời khai của người làm chứng; đối chất; trưng cầu giám định; định giá tài sản; xem xét, thẩm định tại chỗ; ủy thác thu thập, xác minh tài liệu, chứng cứ; yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ; xác minh sự có mặt, vắng mặt của đương sự tại nơi cư trú là thẩm quyền của Tòa án được quy định từ Điều 98 đến Điều 106 BLTTDS.
Việc thu thập chứng cứ có ý nghĩa rất quan trọng và là cơ sở để Tòa án giải quyết vụ án. Chỉ khi thu thập đầy đủ chứng cứ thì Tòa án mới có đủ căn cứ để giải quyết vụ án. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều trường hợp Tòa án giải quyết vụ án khi chưa thu thập đầy đủ tài liệu, chứng cứ, dẫn đến giải quyết vụ án sai pháp luật.
Có trường hợp đương sự không biết quyền của mình, nên không yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ. Tòa án cũng không thu thập thêm tài liệu, chứng cứ mà vẫn đưa vụ án ra xét xử, nên việc giải quyết vụ án là chưa có căn cứ, đương sự không đồng tình với phán quyết này của Tòa án.
Do đó, khi kiểm sát hồ sơ, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên cần nắm vững quy định của BLTTDS về trình tự giao nộp chứng cứ của đương sự, của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác cung cấp và chứng cứ do Tòa án xác minh thu thập được theo quy định của BLTTDS; kiểm sát làm rõ những tình tiết khách quan của vụ án, quá trình giải quyết vụ án Thẩm phán có yêu cầu đương sự, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác cung cấp tài liệu, chứng cứ hoặc tự mình xác minh, thu thập chứng cứ để từ đó chấp nhận hoặc bác bỏ tình tiết, sự kiện liên quan của vụ án. Trách nhiệm của Kiểm sát viên, Kiểm tra viên phải kiểm sát việc đương sự, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác cung cấp tài liệu, chứng cứ và việc xác minh, thu thập chứng cứ của Thẩm phán có hợp pháp và đầy đủ hay không. Thông qua kiểm tra chứng cứ, tài liệu trong hồ sơ vụ án nếu phát hiện có tình tiết khác liên quan nhưng chưa có chứng cứ, tài liệu chứng minh làm rõ hoặc chứng cứ chứng minh chưa thuyết phục thì Kiểm sát viên, Kiểm tra viên phải xác định chứng cứ liên quan đến tình tiết đó đã được thu thập chưa; mối liên hệ của tình tiết với việc giải quyết vụ án như thế nào. Nếu thấy Tòa án chưa thu thập đầy đủ tài liệu chứng cứ để bảo đảm cho việc giải quyết đúng pháp luật thì Kiểm sát viên báo cáo đề xuất lãnh đạo Viện kiểm sát để thực hiện quyền yêu cầu Tòa án xác minh, thu thập tài liệu chứng cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 58 BLTTDS và hướng dẫn tại Điều 22 Thông tư liên tịch số 02/2016/ TTLT-VKSNDTC-TANDTC ngày 31/8/2016 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao – Tòa án nhân dân tối cao.
Nguyễn Thị Cẩm Hồng